Contactendatabank

Het belang van Customer Relationship Management in een gemeente groeit. Zo blijkt uit volgende elementen:

• Kwaliteitszorg: gemeenten hechten belang aan kwaliteit
• Integrale benadering: een burger moet informatie en diensten krijgen ongeacht de interne dataleverancier
• Nazorg: gemeenten hechten belang aan de opvolging van dienstverlening en de impact
• Pro-actief handelen: gemeentebesturen kunnen noden detecteren en pro-actief handelen op basis van transactie- en andere data.
• Efficiëntie: verminderen van tijd die nodig is om bestanden uit te zuiveren

Een contactendatabank moet hierin ondersteunend werken. Dat is een database die contactgegevens van personen, verenigingen, organisaties en bedrijven bij houdt, met de onderlinge relaties en rollen. Deze contactendatabank wordt regionaal gehost en ontsloten en door de gemeenten beheerd, met een rollenstructuur. De databank wordt gevoed vanuit het rijksregister (of bevolkingsbestand gemeente) en verrijkt met gegevens uit gemeentelijke en regionale bronnen,

Uitwisseling contactgegevens

Binnen het kader van het Interreg IIIB Noordzeeproject Evoice werd binnen de regio een standaard bepaald om persoonsgegevens tussen gemeentebesturen uit te wisselen (POGO = Personen, Organisaties en Groepen Opvraagbaar). Deze standaard is momenteel binnen Stad Kortrijk operationeel om personeelsgegevens uit te wisselen tussen verscheidene applicaties en om gegevens over personeel uit te wisselen tussen Kortrijk en Leiedal

Binnen Smart Cities wil Kortrijk andere databanken koppelen, waardoor een adreswijziging van een burger of organisatie slechts één maal moet doorgegeven worden en dat automatisch alle toepassingen deze nieuwe informatie gebruiken. Ondermeer wordt gewerkt met het bevolkingsbestand als authentieke bron.

De gemeenten uit het arrondissement werden uitgenodigd om aan te sluiten bij dit initiatief. Leiedal zorgt ervoor dat de hele DRK-infrastructuur compatibel is met de POGO-standaard, zodat gemeenten die in hun back office POGO gebruiken, DRK kunnen gebruiken als een front office. Dit is technisch een ingrijpend project.

Stand van zaken

2009

• September-december: finaliseren bestek en gunningsprocedure
• December: aanbesteding door Kortrijk, Leiedal, Zwevegem, Roeselare en Sint-Niklaas bij de firma DFC

2010

• Januari: startvergadering en opzetten project management
• Februari: datamodel & links met project Vesta (Digipolis Gent)
• Maart: bevragen key users
• April: definiëren en verfijnen scope en features
• Mei-Juni: interface en usability
• Tweede semester: programmeren

2011

• Januari-februari: usability aanpassingen 
• Voorjaar en zomer: programmeren webservices voor koppeling naar oa Drupal (MijnGemeente) & opzetten SAAS-model voor regio Kortrijk & koppeling naar bevolkingsbestand
• Voorstelling op 15 september 2011 samen met MijnGemeente
• Koppeling naar TopDesk (meldpunt Stad Kortrijk)